Comment bien s’organiser quand on doit recevoir beaucoup de monde ?

Si vous êtes un jour confronté à la nécessité de recevoir beaucoup de monde, que ce soit dans les locaux de votre entreprise pour une formation ou chez vous pour un événement familial, vous aurez sans doute un court instant de panique face à l’immense organisation que cela réclame. Voici donc quelques conseils pour vous aider à affronter la situation.

Essayez d’avoir une idée précise du nombre d’invités

Évidemment, peu importe l’événement et les raisons pour lesquelles vous avez décidé de vous charger de l’organisation, vous devez d’abord avoir une idée la plus précise possible du nombre de personnes qui seront présentes.

Vous n’êtes pas à un ou deux invités près et il vaut mieux que vous prévoyiez un peu plus large. N’hésitez pas à arrondir à la dizaine, ou la demi-dizaine au-dessus du nombre d’invités qui vous a été communiqué. Cela vous permettra de ne pas être dépassé.

Ayez un mobilier adapté

Pour recevoir du monde, vous allez avoir besoin d’un mobilier adapté. Sur Internet, vous trouverez facilement une table pliante pas cher que vous pourrez utiliser pour toutes vos réunions, vos formations ou vos événements familiaux.

Un mobilier adapté, c’est bien souvent un mobilier qui vous permet de recevoir tous ceux que vous avez besoin de recevoir, mais qui ne prend pas inutilement de la place quand vous ne recevez personne. Une table pliante, des chaises pliantes ou des tentes pour vous abriter à l’extérieur sont donc recommandées.

Rendez les lieux accueillants et accessibles

Quand vous recevez des gens, vous devez mettre un point d’honneur à les accueillir dignement. Quelles que soient les raisons qui vous amènent à vous réunir, vous devez rendre les lieux les plus accueillants et les plus accessibles possible.

Pour cela, vous pouvez mettre en place une multitude de méthodes bien pratiques. Commencez par mettre un mot de passe facile à mémoriser et à taper pour votre réseau Wi-Fi. Pensez ensuite à afficher de manière bien visible toutes les informations dont vos hôtes pourraient avoir besoin (toilettes, cuisine, comment utiliser le distributeur à eau, etc.).

Prévoyez de quoi boire et manger

Si vous recevez chez vous, vous n’avez sans doute pas eu besoin de ce conseil pour y penser. En revanche, c’est un détail qui est trop souvent oublié par ceux qui organisent des événements professionnels et qui reçoivent dans les locaux de leur entreprise.

Pourtant, prévoir de quoi boire et manger ne coûte pas grand-chose et permet de mettre à l’aise tous les invités facilement. Pensez également à prévoir des alternatives pour tous les régimes, qu’ils soient dus à des croyances, des convictions ou des besoins médicaux.